Juridische tips voor start-ups: deel I

ICTRecht heeft augustus uitgeroepen tot maand van de start-up. Arnoud Engelfriet en Hugo Atzema bloggen dagelijks over een onderwerp dat relevant kan zijn voor starters. Op de site van Twinkle worden de belangrijkste thema’s gebundeld, in twee afleveringen. Hieronder de eerste.

Tekst: Arnoud Engelfriet en Hugo Atzema
 
Terwijl veel mensen vakantie vieren, besteden we bij ICTRecht aandacht aan jou als beginnende ondernemer. Dagelijks bespreken we niet alleen de juridische regeltjes, maar geven we ook praktische tips. Alle blogs verschijnen op de Startuprecht.nl, waarop je zodoende terecht kunt voor een spoedcursus ‘recht voor start-ups’.

Voor start-ups gelden uiteraard geen andere regels dan voor andere bedrijven, maar de benadering kan wel anders zijn. Juridisch advies is typisch een voorbeeld van kosten die voor de baten uitgaan. Door in de beginfase een goede en flexibele jurist in de arm te nemen kunnen veel problemen in de toekomst worden voorkomen. Vraag dan ook niet alleen een set algemene voorwaarden op, maar neem de tijd om je businessplan en bedrijfsstructuur te bespreken. Zo wordt een jurist een betrouwbare partner die met je mee denkt en groeit.

Als start-up ben je voornamelijk bezig met ondernemen en het benutten van kansen. Regeltjes en juridische procedures worden dan vaak als een last gezien. Ze krijgen weinig aandacht. Toch zal je af en toe vragen hebben. Hoe bescherm ik mijn naam en businessidee? Kan ik contracten online sluiten? Ben ik aansprakelijk voor gedragingen van mijn gebruikers? Is het al tijd voor een bv?

Voor de Twinkle-lezers bundelden we de belangrijkste vragen (en antwoorden) tot nu toe. Een klik leidt direct naar het onderwerp in kwestie.

1. Welke bedrijfsvorm moet ik kiezen?
2. Hoe houd ik mijn idee geheim?
3. Overtreed ik de privacywet?
4. Moet ik bang zijn voor auteursrecht?
 

1.Welke bedrijfsvorm moet ik kiezen?
Elke beginnende onderneming is verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit moet plaatsvinden binnen een week na de start met de activiteiten. Bij die inschrijving zal je gevraagd worden welke ondernemingsvorm gebruikt wordt. Welke keuzes zijn er allemaal en wat zijn de voor en nadelen?

De keuze voor een rechtsvorm wordt grofweg bepaalde door drie factoren:
1. Administratieve lasten
2. Persoonlijke aansprakelijkheid van de ondernemer
3. Fiscale voor-/nadelen

Aan de hand van deze 3 factoren zullen we de drie belangrijkste rechtsvormen bespreken.

Eenmanszaak
Als iemand in zijn eentje begint is een eenmanszaak de meest voor de hand liggende rechtsvorm.

• Een oprichting is zo gedaan. Slechts een inschrijving bij de KvK is nodig en klaar is Kees. Je bent niet verplicht om een jaarrekening te deponeren.
• Als bestuurder/eigenaar van de eenmanszaak ben je volledig aansprakelijk voor de verplichtingen die de eenmanszaak aan gaat.
• De inkomsten uit een eenmanszaak worden belast met de inkomstenbelasting.
  
  NB: ook als eenmanszaak kan je personeel in dienst hebben.

Vennootschap onder firma (vof)
Als je met twee of meer personen een onderneming begint is een vof een goede keuze.

• Bij een vof brengt iedere vennoot geld, kennis of andere goodwill in. Om hier duidelijke afspraken over te maken, raden wij aan een vof-contract op te stellen. Hierin kan ook worden vastgelegd hoe de vertegenwoordiging van de vennootschap plaatsvindt.
• Alle vennoten zijn volledig aansprakelijk voor een schuld of claim tegen de vof, ongeacht welke vennoot die schuld of claim heeft veroorzaakt.
• Over de winst uit een vof wordt inkomstenbelasting geheven.
  
  NB: gebruik een generator om tot een goed vof-contract te komen.

Besloten vennootschap (bv)
Een bv is een rechtspersoon die als zelfstandige juridische entiteit overeenkomsten aan kan gaan.

• Een bv wordt opgericht met behulp van een akte van de notaris. Als bv ben je allereerst verplicht ieder jaar een jaarrekening en balans te deponeren bij de KvK. Daarnaast heb je te maken met regelmatig terugkerende belastingaangiftes. Het is daarom verstandig een accountant in te schakelen, dit brengt uiteraard kosten met zich mee. Veel ondernemers vergeten dat je als directeur jezelf salaris moet uitkeren, dit kan een aanzienlijke kostenpost zijn.
• Een bv is zelf aansprakelijk voor schulden en claims en niet de ondernemer zelf. Dit is het grote verschil met de eenmanszaak en vof.
• Als bv heb je te maken met vennootschapsbelasting, btw en dividendbelasting.
  
  NB: één bv is geen bv! Zorg altijd voor een holdingstructuur met een moeder- en een dochtermaatschappij.

 

2. Hoe houd ik mijn idee geheim?
Wie een goed idee heeft, heeft vaak anderen nodig om tot een daadwerkelijke realisatie of tot financiering te komen. Maar het risico bestaat dat de ander met het idee of concept aan de haal gaat. Het juridische instrument hiertegen is de geheimhoudingsovereenkomst of NDA (non-disclosure agreement) waarin de ontvanger van het idee belooft dit geheim te houden. Sta je daarmee sterk?

Een NDA is geen eenvoudig document. In de NDA moet duidelijk worden vastgelegd welke informatie nu geheim gehouden moet worden. Dat is lastig: als de informatie al te duidelijk wordt omschreven, wordt daarmee het idee feitelijk al onthuld. Maar staat er te weinig, dan weet de ontvanger niet waarvoor hij tekent. Omschrijf ook duidelijk het doel van de NDA: waarom verstrek je deze informatie en hoe ga je verder?

Ontvangers bedingen vaak een aantal beperkingen op de geheimhoudingsplicht. Daarmee willen ze voorkomen dat informatie die ze allang hadden, ineens onder de geheimhoudingsovereenkomst valt. Bij grote bedrijven kan het goed voorkomen dat zij een idee allang hadden bedacht (en wellicht terzijde gelegd). Het kan niet zo zijn dat het dan door een NDA met een derde ineens geheim moet blijven.

Er zijn talloze modellen en voorbeeldteksten op internet die je gratis kunt gebruiken. Alleen: hoe weet je dat die tekst voor jou geschikt is? Welke informatie is gedekt, wat mag je doen als de wederpartij de NDA schendt en beschermt hij jou of juist je wederpartij? Met een NDA-generator maak je zelf een NDA op maat die wél aansluit bij je eigen situatie.
 

3. Overtreed ik de privacywet?
Misschien ben je van plan als start-up een profielensite op te zetten. Of je wilt een mensenzoekmachine ontwikkelen. Of big data verzamelen over websitegebruik en daar slim in zoeken om passende advertenties, aanbiedingen of content te kunnen presenteren. Bij vrijwel elke online dienst heb je een probleem, of pardon: een uitdaging. Je verwerkt immers persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens vindt daar wat van.

Een persoonsgegeven is ieder gegeven dat direct of indirect een persoon betreft. Een naam of e-mailadres is een persoonsgegeven, maar ook een IP-adres of cookie met uniek nummer valt onder deze definitie. Zo’n cookie is immers gekoppeld aan een record in je database waar je informatie opslaat over gedrag of handelen door de persoon die bij de cookie hoort.

Persoonsgegevens mag je in principe alleen verwerken met toestemming. Dit houdt in: expliciet vragen. Meer specifieke informatie over toestemming schreven wij in een andere blog. Zonder toestemming kun je alleen persoonsgegevens verwerken als dat nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst (zoals het afhandelen van een bestelling) of als je een eigen dringende noodzaak hebt die zwaarder weegt dan de privacy.

Daarnaast heb je een privacyverklaring nodig. Hierin leg je uit wat je allemaal doet. Eén waarschuwing is daarbij bovenal relevant: ook al benoem je iets honderd keer in je privacyverklaring, je hebt nog steeds apart toestemming nodig. Toestemming kun je niet vragen in je privacyverklaring, en ook niet in je gebruiksvoorwaarden.

Het is belangrijk aan de privacywet te voldoen. Allereerst omdat mensen dat gewoon van je verwachten. Privacy wordt steeds belangrijker, en laten zien dat je netjes toestemming vraagt en uitlegt wat je doet, is een mooi pluspunt om je als dienst mee te profileren. Daarnaast is het gewoon verboden de privacywet te overtreden. Je kunt door de privacytoezichthouder op de vingers getikt worden en onder dreiging van tonnen aan dwangsommen verplicht worden je site aan te passen.

Er komt een Europese privacywet aan. Deze zal nóg strenger worden, met name waar het gaat om big data en gepersonaliseerd adverteren. Ook zullen de regels over beveiliging van data uitgebreider worden. Een belangrijke eis zal worden dat je software ontworpen is met security in het achterhoofd, en dit moet je kunnen aantonen. Regel dus nu alvast met je ontwikkelaar dat privacy by design ook bij jou ingebouwd is.

4. Moet ik bang zijn voor auteursrecht?
Het auteursrecht is een van de bekendste maar ook een van de meest geschonden rechten op internet. Zeker voor start-ups kan auteursrecht een probleem zijn. Claims van fotografen, tekstschrijvers of de muziek- of filmindustrie kun je niet gebruiken als starter. Let er dus op dat je alleen materiaal gebruikt met toestemming. Ook als het gaat om een simpel standaardplaatje of een eenvoudig tekstje.

Huur je iemand in om software te ontwikkelen, een design te maken of teksten of foto’s te leveren, vraag dan een expliciete garantie dat zij dit allemaal zelf doen en de auteursrechten geregeld hebben. Je zult de eerste niet zijn die een design kreeg waar ‘per ongeluk’ stockfoto’s in stonden die zonder licentie waren gekocht. En jij bent uiteindelijk aansprakelijk voor de fotograaf of andere rechthebbende.

Je mag teksten en beeld van anderen citeren. Dat wil zeggen dat je een stukje of verkleinde versie overneemt om daarmee je eigen werk te onderbouwen, of om iets aan te kondigen. Altijd met bronvermelding. En citeren is niet hetzelfde als ‘een klein stukje overnemen’ - zonder die onderbouwing of functie als aankondiging is het gewoon een stukje inbreuk. Hyperlinken en embedden van andermans werk mag overigens zonder toestemming.

Veel start-ups werken met user generated content. Hierbij uploaden gebruikers teksten, foto’s, video’s of ander materiaal waarop auteursrechten rusten. Als het goed is, hebben die gebruikers dat zelf gemaakt. Helaas is het vaak niet zo goed en uploadt men andermans werk zonder toestemming. Dat is vrijwel nooit toegestaan: alleen in uitzonderlijke situaties zou dit mogen, bij wijze van citaat of parodie.

De wet bepaalt dat een dienstverlener niet aansprakelijk is als hij niet weet van de inbreuk en direct ingrijpt bij klachten. Een notice/takedown-procedure is dus een eerste stap; zorg voor adequaat NTD-beleid op je site en koppel dat aan een duidelijk zichtbare klachtprocedure. Denk aan een klachtknopje direct onder elke foto of een ‘report abuse’ hyperlink onderaan iedere pagina.

Maar 100 procent zekerheid geeft dat niet: in de praktijk weegt de rechter de aard van de dienst mee bij de vraag of je het had moeten weten. Zo werd in 2008 een fotosite aansprakelijk gehouden voor uploads omdat het ging om showbizz-foto’s. Je moet weten dat die met name door professionals gemaakt en door anderen geüpload worden. En heb je een redactie of moderatoren die zich met de inhoud bemoeien, dan kom je ook in een grijs gebied.

Arnoud Engelfriet is partner bij ICTRecht. Hugo Atzema werkt als juridisch adviseur bij het bureau.